Adatkezelési tájékoztató
Tisztelt Ügyfelünk!
Azért készítettük ezt a tájékoztatót, hogy Ön megértse, hogyan kezeljük a személyes adatait és megismerje az adatkezeléssel kapcsolatos jogait.
Az Ekvilog Kft. két fő tevékenységi köre az adatkezelés szempontjából is különbözik egymástól, ezért igyekeztünk ezt a tájékoztatót úgy elkészíteni, hogy Ön minél könnyebben megtalálja azokat az információkat, amelyek Önre vonatkoznak.
A tájékoztató első, általános információkat tartalmazó része után tevékenységi körök szerint bontottuk meg az ismertetőt
- „utazási szolgáltatások (Helló Oroszország)” (1-3. pont)
- „fordítási, tolmácsolási szolgáltatások (Ekvilog)” (4-6. pont)
amelyet az Ön jogaira és jogorvoslati lehetőségeire vonatkozó, ismét általános tájékoztatás követ (7-8.pont).
Az Ekvilog Kft. adatkezelőként tiszteletben tartja mindazon személyek magánszféráját, akik számára személyes adatot adnak át, valamint elkötelezett ezek védelmében.
Az Ekvilog Kft. adatkezelőként az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendelet (679/2016 sz. rendelet, a továbbiakban: GDPR) 2. szakasz 13. cikke alapján az alábbi tájékoztatást adja:
Adatkezelő adatai:
Cégnév: Ekvilog Kft.
Székhely: 1238 Budapest, Kő u. 20.
Weblap: www.ekvilog.hu ; www.hello-oroszorszag.hu
Kapcsolattartás: Mestyán András
Telefon: +36-1-212-9269
E-mail: ekvilog@ekvilog.hu
Adatvédelmi Tisztviselő: Az adatkezelő a GDPR 37. cikke alapján nem köteles adatvédelmi tisztviselő kinevezésére
Adatvédelmi kérelmek: Amennyiben Önnek bármilyen kérése vagy kérdése van az adatkezeléssel kapcsolatban, kérelmét postai úton vagy elektronikusan az alábbi címekre küldheti: Ekvilog Kft. 1238 Bp. Kő u. 20. e-mail: ekvilog@ekvilog.hu. Válaszunkat késedelem nélkül, de legfeljebb 30 napon belül küldjük az Ön által kért címre.
Adatfeldolgozás: Adatfeldolgozó igénybevétele kizárólag a munkavállalók adatai vonatkozásában történik. Adatkezelő a Contir-Car Bt. (cím: 1191 Bp. Lehel u. 19.)
Külföldi adattovábbítás: Történik személyes adatok külföldre (harmadik országba) továbbítása. de az kizárólag a GDPR 5. fejezet 49. cikk 1/b pontja alapján.
Utazási szolgáltatások – Helló Oroszország
1. Adakezelési célok
Az adatkezelő az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban:
- Utazási szolgáltatások (Helló Oroszország) tevékenység nyújtásához kapcsolódóan (pl: vízumügyintézés, a vízumigénylés adatai). A szolgáltatás igénybe vevőinek adatait jogi kötelezettség teljesítése, a szerződés teljesítése és ügyfélkapcsolat fenntartása céljából kezeljük;
- Ügyfelek ajánlatkéréseinek teljesítése
- Lehetséges és meglévő ügyfelek számára marketingtevékenység;
- Partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése;
- Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése;
2. Jogalapok az Ön személyes adatainak felhasználásához
Az Ön személyes adatainak használatát az alábbiak alapozzák meg, mint jogalapok:
- A számviteli jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont
- Szerződéses ügyfelek adatainak kezelése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont
- Szerződéses ügyfelek adatainak továbbítása harmadik országokba. Jogalap: GDPR 49. cikk (1) bekezdés b) pont.
- Információ- és ajánlat kérése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont
- Kapcsolattartás a partnerekkel. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. A partnerek munkavállalóinak adatai esetén az adatkezelés jogalapja: érdekmérlegelés, mivel az adatkezelő jogos érdeke az üzletmenet folyamatossága és gyorsasága.
- Marketing tevékenység. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont. Marketing tevékenység céljából facebook oldal is üzemel, azonban önálló adatbázis létrehozása, profilalkotás nem történik.
- Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) pont
3. Az adatkezelés időtartama
- A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük.
- A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 8 év.
- Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: 5 év.
- A szerződések teljesítésével kapcsolatos, harmadik országnak átadott adatok (vízum igénylés adatai): maximum a kiadott vízum érvényességi idejét követő 1 hónap.
- Amennyiben írásos hozzájárulását adja, hogy a szerződések teljesítésével kapcsolatos, harmadik országnak átadott adatokat (vízum igénylés adatai) a későbbi vízumügyintézés megkönnyítése érdekében megőrizzük, akkor a kiadott vízum érvényességi idejét követő maximum 2 év.
- A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat fennállását követő maximum 1 év.
- A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje: 50 év.
- Állás pályázók adatainak megőrzési ideje 1 év.
Fordítási, tolmácsolási szolgáltatások – Ekvilog
4. Adatkezelési célok
Az adatkezelő az alábbi célokból végez adatkezelést a jogszabályokkal összhangban:
- Fordítási, tolmácsolási (Ekvilog) tevékenység nyújtásához kapcsolódóan (Pl: személyes iratok és okmányok fordítása, hitelesítése). A szolgáltatás igénybe vevőinek adatait jogi kötelezettség teljesítése, a szerződés teljesítése és ügyfélkapcsolat fenntartása céljából kezeljük;
- Ügyfelek ajánlatkéréseinek teljesítése
- Lehetséges és meglévő ügyfelek számára marketingtevékenység;
- Partnerek kapcsolattartói adatainak kezelése;
- Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése;
5. Jogalapok az Ön személyes adatainak felhasználáshoz
- Az Ön személyes adatainak használatát az alábbiak alapozzák meg, mint jogalapok:
- A számviteli jogszabályoknak megfelelő számla kiállítása. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont
- Szerződéses ügyfelek adatainak kezelése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont
- Szerződéses ügyfelek adatainak továbbítása harmadik országokba. Jogalap: GDPR 49. cikk (1) bekezdés b) pont.
- Információ- és ajánlat kérése. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont
- Kapcsolattartás a partnerekkel. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont. A partnerek munkavállaóinak adatai esetén az adatkezelés jogalapja: érdekmérlegelés, mivel az adatkezelő jogos érdeke az üzletmenet folyamatossága és gyorsasága.
- Marketing tevékenység. Jogalap: GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont.
Marketing tevékenység céljából facebook oldal is üzemel, azonban önálló adatbázis létrehozása, profilalkotás nem történik - Munkavállalók és pályázók adatainak kezelése: GDPR 6. cikk (1) bekezdés b), c) pont
6. Az adatkezelés időtartama
- A számlákat jogi kötelezettség miatt legalább 8 évig megőrizzük.
- A számlakiállítás alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 8 év.
- Szerződés teljesítéséhez kapcsolódó adatok megőrzése: 5 év.
- A szerződések teljesítésével kapcsolatos, harmadik országnak átadott adatok (személyes iratok, okmányok fordításának, harmadik országbeli konzulátusa által elvégzet hitelesítése): maximum a hitelesítést követő 1 hónap.
- A kapcsolattartás céljából megadott adatok megőrzési ideje a kapcsolat fennállását követő maximum 1 év.
- A munkaviszony alapjául szolgáló iratok megőrzési ideje 50 év.
- Állás pályázók adatainak megőrzési ideje 1 év.
7. Érintetti jogok
A személyes adataihoz kapcsolódóan az érintettnek a jogszabályban meghatározott jogai vannak:
- Hozzáférési jog (adatok megismerése, az a tény, hogy történik-e adatkezelés).
- Amennyiben egy adat elavult vagy helytelen, ennek kiigazítása.
- Törlés (kizárólag a hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén).
- Az adat kezelésének korlátozása.
- A személyes adatok direkt marketing célokra való használatának megtiltása.
- Személyes adatainak harmadik személy szolgáltató számára történő átadása, vagy ennek megtiltása.
- Bármely az adatkezelő által kezelt személyes adatról másolat kérése.
- Tiltakozás a személyes adat használata ellen.
8. Jogorvoslati tájékoztatás
Magyarországon az adatvédelmi felügyeleti hatóság: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (1125 Budapest, Szilágyi Erzsébet fasor 22/C) ugyfelszolgalat@naih.hu.
Bírósági út: az adatvédelmi perek elbírálása a törvényszék hatáskörébe tartozik. A per – az érintett választása szerint – az érintett lakóhelye vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is megindítható.
Budapest, 2018. május 17.